1. OBJETO
La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales tiene por finalidad informar de manera clara y transparente sobre el tratamiento de datos personales realizado por EDESSI en el desarrollo de sus actividades y en la prestación de sus servicios tecnológicos.
Esta política comprende principalmente:
- el sitio web corporativo www.edessi.ec;
- el software de facturación electrónica y gestión comercial EdeFactu;
- los servicios de soporte, mantenimiento y atención proporcionados por EDESSI; y,
- la relación comercial existente entre EDESSI y sus clientes.
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR
Nombre comercial: EDESSI
Titular / Razón social: HIDALGO FERNANDEZ MARIO ANIBAL
RUC: 1206773036001
Domicilio: QUEVEDO - LOS RIOS- ECUADOR
Sitio web: www.edessi.ec
Correo electrónico para asuntos relacionados con protección de datos personales: edessiec@gmail.com
EDESSI desarrolla, administra, mantiene y comercializa el software denominado EdeFactu.
EdeFactu es un producto tecnológico de EDESSI y no constituye una entidad jurídica independiente.
3. NORMATIVA APLICABLE
EDESSI procura realizar el tratamiento de datos personales conforme a la legislación ecuatoriana vigente, especialmente:
- la Constitución de la República del Ecuador;
- la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales;
- el Reglamento General a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales;
- las resoluciones y disposiciones emitidas por la Superintendencia de Protección de Datos Personales; y,
- demás normativa aplicable.
4. SITIO WEB DE EDESSI
El sitio web www.edessi.ec tiene carácter principalmente informativo y comercial.
A través del sitio se presenta información relacionada con EDESSI, sus servicios y productos tecnológicos, incluyendo EdeFactu.
Actualmente, el sitio web no dispone de:
- formularios de registro;
- creación de cuentas;
- comercio electrónico;
- pagos en línea;
- encuestas;
- almacenamiento directo de información proporcionada voluntariamente mediante formularios; ni,
- sistemas propios de publicidad o seguimiento comportamental.
El sitio puede contener enlaces o botones que dirijan hacia servicios pertenecientes a terceros.
5. CONTACTO MEDIANTE WHATSAPP
El sitio web de EDESSI dispone de un botón destinado a solicitar información mediante WhatsApp.
Al utilizar dicho botón, el usuario abandona el entorno web de EDESSI y accede a un servicio proporcionado por un tercero.
La información que el usuario decida proporcionar mediante WhatsApp podrá incluir su nombre, número telefónico, consultas y demás información que voluntariamente comunique.
EDESSI utilizará dicha información exclusivamente para:
- atender solicitudes;
- proporcionar información comercial;
- responder consultas;
- elaborar cotizaciones cuando sean solicitadas;
- realizar gestiones precontractuales; y,
- mantener comunicaciones relacionadas con los servicios solicitados.
El tratamiento adicional realizado directamente por WhatsApp o su proveedor se encontrará sujeto a las políticas y condiciones de dicho tercero.
6. EdeFactu
EdeFactu es un software desarrollado y administrado por EDESSI destinado a la facturación electrónica y gestión comercial.
Dependiendo de su utilización, EdeFactu puede procesar información relacionada con:
- clientes;
- proveedores;
- productos y servicios;
- ventas;
- compras;
- inventarios;
- comprobantes electrónicos;
- créditos;
- usuarios del sistema;
- empleados, cuando las funcionalidades utilizadas así lo requieran;
- establecimientos y sucursales;
- información tributaria;
- registros necesarios para las operaciones comerciales de cada empresa.
7. EDESSI COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
EDESSI actuará como responsable del tratamiento respecto de aquellos datos para los cuales determina directamente las finalidades y medios del tratamiento.
Esto puede comprender datos relacionados con:
- empresas que contratan EdeFactu;
- representantes legales;
- personas de contacto;
- RUC;
- correos electrónicos;
- números telefónicos;
- información necesaria para facturar los servicios de EDESSI;
- comunicaciones comerciales solicitadas;
- solicitudes de soporte;
- incidencias técnicas;
- registros administrativos relacionados con la relación contractual.
Estos datos podrán utilizarse para:
- gestionar la relación comercial;
- celebrar y ejecutar contratos;
- facturar los servicios prestados;
- proporcionar soporte;
- atender solicitudes;
- mantener comunicaciones relacionadas con el servicio;
- cumplir obligaciones legales y tributarias;
- gestionar seguridad e incidencias.
8. EDESSI COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Cuando una empresa utiliza EdeFactu e incorpora datos personales de sus propios clientes, proveedores, trabajadores u otras personas, dicha empresa determinará generalmente las finalidades para las cuales recopila y utiliza esos datos.
EDESSI tratará esta información únicamente conforme a las finalidades necesarias para:
- proporcionar EdeFactu;
- alojar información;
- ejecutar procesos solicitados por la empresa usuaria;
- generar documentos;
- prestar soporte;
- realizar mantenimiento;
- mantener respaldos;
- gestionar seguridad;
- solucionar incidencias;
- cumplir obligaciones legales aplicables.
EDESSI no venderá las bases de datos pertenecientes a sus clientes ni utilizará los datos personales contenidos en ellas para campañas comerciales propias no autorizadas.
9. DATOS PERSONALES QUE PUEDE PROCESAR EdeFactu
Dependiendo de la información ingresada por cada empresa usuaria, EdeFactu puede procesar, entre otros:
- nombres y apellidos;
- cédula de identidad;
- RUC;
- dirección;
- número telefónico;
- correo electrónico;
- información comercial;
- información tributaria;
- información contenida en comprobantes electrónicos;
- datos de usuarios del sistema;
- información relacionada con empleados cuando corresponda;
- registros técnicos necesarios para seguridad y funcionamiento.
La empresa usuaria será responsable de determinar qué información necesita recopilar y de contar con la correspondiente base de legitimación para realizar dicho tratamiento.
10. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EdeFactu procesa la información necesaria para generar y gestionar comprobantes electrónicos conforme a las funcionalidades contratadas por cada empresa.
Para esta finalidad pueden procesarse datos de:
- emisor;
- adquirente;
- productos o servicios;
- valores;
- impuestos;
- establecimientos;
- puntos de emisión;
- formas de pago;
- demás información requerida para la generación del comprobante correspondiente.
Parte de esta información deberá ser transmitida al Servicio de Rentas Internas – SRI para cumplir las obligaciones de facturación electrónica aplicables.
11. CERTIFICADOS DE FIRMA ELECTRÓNICA
Cuando resulte necesario para la prestación del servicio de facturación electrónica, la empresa usuaria podrá proporcionar a EDESSI un certificado electrónico en formato compatible, incluyendo certificados tipo .p12.
El certificado podrá mantenerse alojado dentro de la infraestructura tecnológica correspondiente a la empresa usuaria cuando ello sea técnicamente necesario para permitir la firma automatizada de comprobantes electrónicos.
EDESSI utilizará dichos certificados exclusivamente para los procesos de firma autorizados por la empresa titular.
EDESSI procurará adoptar medidas razonables destinadas a limitar el acceso a dichos archivos y protegerlos frente a accesos no autorizados.
La empresa usuaria será responsable de:
- proporcionar un certificado legítimo;
- mantenerlo vigente;
- informar sobre su revocación;
- reemplazarlo cuando corresponda.
12. ENVÍO DE CORREOS ELECTRÓNICOS DESDE EdeFactu
EdeFactu permite a las empresas usuarias enviar comprobantes electrónicos y otros documentos mediante correo electrónico.
Para esta finalidad, cada empresa podrá proporcionar la configuración o credenciales de una cuenta de correo electrónico de su propiedad o bajo su administración.
EDESSI y EdeFactu utilizarán dicha configuración exclusivamente para ejecutar los envíos solicitados por la empresa mediante las funcionalidades del sistema.
EDESSI no utilizará las cuentas de correo proporcionadas por sus clientes para campañas comerciales propias no autorizadas.
13. ALOJAMIENTO E INFRAESTRUCTURA
El sitio web de EDESSI y EdeFactu se encuentran alojados en infraestructura de servidor privado virtual (VPS) contratada por EDESSI.
Como parte de la prestación tecnológica, los datos necesarios para el funcionamiento de EdeFactu podrán almacenarse y procesarse dentro de dicha infraestructura.
EDESSI procurará mantener medidas de seguridad destinadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
14. RESPALDOS
EDESSI realiza procedimientos periódicos de respaldo destinados a permitir la recuperación de información frente a fallas técnicas, pérdida accidental u otros incidentes.
Los respaldos pueden contener información perteneciente a las empresas usuarias de EdeFactu.
EDESSI procurará que dichos respaldos sean utilizados exclusivamente para finalidades de:
- recuperación;
- continuidad del servicio;
- seguridad;
- prevención de pérdida de información.
Los respaldos estarán sujetos a medidas razonables destinadas a prevenir accesos no autorizados.
15. PROVEEDORES Y TERCEROS
Para prestar sus servicios, EDESSI podrá necesitar utilizar proveedores tecnológicos externos, incluyendo, según corresponda:
- proveedor de infraestructura VPS;
- proveedores de servicios de correo electrónico;
- servicios gubernamentales como el Servicio de Rentas Internas;
- proveedores necesarios para comunicaciones o infraestructura tecnológica.
La utilización de estos servicios se limitará a lo necesario para proporcionar las funcionalidades correspondientes.
Cuando un tercero actúe como encargado o subencargado del tratamiento, EDESSI procurará que existan garantías adecuadas conforme a la normativa aplicable.
16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
EDESSI procurará implementar medidas técnicas y organizativas razonables destinadas a proteger la información tratada mediante EdeFactu.
Entre dichas medidas pueden encontrarse:
- autenticación mediante usuarios y contraseñas;
- roles y permisos;
- restricción de acceso a información;
- mantenimiento de servidores;
- utilización de conexiones seguras;
- respaldos;
- controles de acceso;
- actualizaciones de seguridad;
- procedimientos de recuperación ante incidentes.
La seguridad también depende de las empresas usuarias.
Cada cliente será responsable de proteger:
- sus usuarios;
- contraseñas;
- computadores;
- redes;
- cuentas de correo;
- certificados electrónicos;
- permisos asignados a sus empleados.
17. CONSERVACIÓN
EDESSI conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual son tratados y durante los períodos adicionales que resulten necesarios para cumplir obligaciones legales o contractuales.
Respecto de los datos tratados por cuenta de empresas usuarias de EdeFactu, la conservación estará vinculada a la duración del servicio y a las condiciones establecidas en el correspondiente Contrato de Licencia de Uso de EdeFactu.
Una vez finalizada definitivamente la relación, los datos podrán ser devueltos, exportados, eliminados, anonimizados o conservados temporalmente cuando exista una obligación legal o técnica que lo justifique.
18. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación ecuatoriana de protección de datos personales cuando correspondan.
Entre ellos pueden encontrarse los derechos de:
- acceso;
- rectificación y actualización;
- eliminación;
- oposición;
- suspensión del tratamiento; y,
- aquellos demás reconocidos por la legislación aplicable.
Cuando la solicitud se relacione con datos administrados directamente por una empresa usuaria de EdeFactu, el titular deberá dirigirse principalmente a dicha empresa en calidad de responsable del tratamiento.
EDESSI colaborará razonablemente con sus clientes cuando sea necesaria intervención técnica para atender una solicitud válida.
19. SOLICITUDES RELACIONADAS CON DATOS PERSONALES
Para consultas o solicitudes relacionadas con datos personales tratados directamente por EDESSI, el titular podrá comunicarse mediante:
La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al solicitante y determinar claramente el derecho o requerimiento que desea ejercer.
EDESSI podrá solicitar información razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante antes de proporcionar o modificar información personal.
20. MENORES DE EDAD
Los servicios comerciales de EDESSI y EdeFactu están dirigidos principalmente a empresas y personas que desarrollan actividades económicas.
EDESSI no busca recopilar directamente información de niñas, niños o adolescentes a través de su sitio web para finalidades comerciales.
Si una empresa usuaria incorpora datos de menores de edad a EdeFactu, dicha empresa será responsable de determinar la legitimidad del tratamiento y cumplir las obligaciones especiales que correspondan.
21. ENLACES A TERCEROS
El sitio web de EDESSI puede contener enlaces hacia sitios o servicios externos.
EDESSI no controla las políticas de privacidad implementadas independientemente por dichos terceros.
Se recomienda revisar las correspondientes políticas antes de proporcionar información personal a servicios externos.
22. CAMBIOS EN LA POLÍTICA
EDESSI podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando existan:
- cambios normativos;
- nuevas funcionalidades;
- modificaciones en EdeFactu;
- cambios tecnológicos;
- nuevos servicios; o,
- modificaciones relevantes en los tratamientos realizados.
La versión vigente estará disponible a través del sitio web de EDESSI.
23. CONTACTO
Para consultas sobre esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales:
Sitio web: www.edessi.ec
Correo: edessiec@gmail.com
Software: EdeFactu